Upphandling och införande av Beslutsstöd
Komplex projekt i kommun
I Botkyrka kommun var jag ansvarig för kravställande, upphandlande och införande av Beslutsstöd. Kravställningen av att få en modern lösning som uppfyllde verksamhetens behöv av budget, prognos, verksamhetsuppföljning och analysverktyg som på sikt kunde integrera ett 30-tal system inom kommunen. Utmaningen var att detta inte genomförts tidigare.
Projektet genomfördes i nära samverkan med leverantörer av systemlösningarna, kommunens IT-stöd, verksamheten, samt ekonomi och HR. Lösningen blev omtalad.
Lösning med tre integrerade system
Lösningen bestod av tre olika system som skulle integreras med varandra: Beslutsstöd (BI-system), Budget och prognos samt system för verksamhetsplanering. Det fanns sedan tidigare integrationer gjorda mellan respektive system, men ingen helhetslösning som integrerade systemen på detta sätt.
Projektet genomfördes i nära samverkan med leverantörer av systemlösningarna, kommunens IT-stöd, verksamheten, samt ekonomi och HR. Lösningen integrerade data från ekonomisystem, skolans verksamhetssystem, vård- och omsorgs verksamhetssytem och löne- och HR system.
Den största utmaningen var att hitta en lösning som passade alla olika intressenter, men främst kunna vara enkelt system för chefer att samla all relevant data för att kunna fatta kloka beslut om sin verksamhet. Den tidigare systemlösningen hanterade ekonomi, HR och verksamhetsplanering, men nu önskade verksamheterna något som integrerade fler verksamhetssystem. En annan utmaning var att kommunen inte ville bygga upp ett externt datalager för att samla data på ett ställe.
Lösningen blev en kombination av tre system som hade viss integration hos andra kunder, men som inte satts upp som en helhetslösning tidigare. Systemen som valdes var Stratsys för verksamhetsplanering, Visma BoP för budget och prognos samt Qlik Sense för analys och som nav i uppsättningen. För att få ihop lösningen skapades en kommungemensam ekonomistyrning som togs fram i samråd med förvaltningschefer, ekonomi, HR och verksamhetschefer för att den skulle hålla ihop hela organisationen.
Resultatet blev en lösning som möjliggjorde kommungemensam uppföljning, samtidigt som den var anpassad för de olika behoven för olika verksamheterna. I det första steget skapades förvaltningsgemensamma rapporter och budget- och prognosinmatningar. I det första steget integrerades data från ekonomi, HR, skola och vård- och omsorg. I planen skulle sedan ytterligare ett tjugotal system kunna integreras allt eftersom. Systemlösningen blev uppmärksammad i en artikel i CIO Sweden.